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L'email è il servizio internet più utilizzato, più semplice da usare e, a mio parere, il più utile. Purtroppo però, un uso scorretto dell'email può infastidire chi riceve le nostre lettere. Quante volte vi è capitato di non riuscire a seguire una discussione via email a causa del "bad quoting" e quante volte avete preferito rimandare la risposta a tempi migliori o direttamente "cestinare" la lettera?

Seguendo i miei consigli, potete migliorare notevolmente l'uso dell'email portandola ad un livello di soddisfazione e di utilizzo professionali. Da cosa ve ne accorgerete? Riceverete risposte più veloci.

Scrivete l'oggetto dell'email. Sempre!

Non è facoltativo, al massimo lo è il testo dell'email, ma l'oggetto è sempre obbligatorio. Mettiamoci nei panni di chi, come me, riceve tante email. L'oggetto serve a riassumere il contenuto della mail e quindi a risparmiare tempo e ad agevolare la comunicazione con il nostro interlocutore. Se il nostro messaggio è breve, è possibile usare l'oggetto per dare un informazione nello stile SMS senza scrivere il corpo del messaggio.

Oggetto: Ho ricevuto il pacco che mi hai mandato. Grazie! [EOM]

L'EOM significa "fine del messaggio", non devo leggere null'altro. Questa tecnica è usata molto dagli anglosassoni che di internet ne hanno fatto dell'ordinario nella vita quotidiana.

Un oggetto che specifica il contenuto della email è utile quando si ha una continua corrispondenza e si utilizza le email per avere traccia delle discussioni. Su alcuni programmi di posta, un email come "Saluti" può essere mischiata con altre email quando le si "raggruppa"; dato che non sappiamo quale programma di posta usa il nostro destinatario, è meglio essere precisi.

Il mio consiglio è di scrivere prima l'oggetto e poi il testo attenendosi il più possibile all'oggetto stesso. Nulla vieta di scrivere più email con oggetti diversi che avranno ben più possibilità di ricevere risposte complete essendo trattate tutte in modo indipendente. Dipende dal vostro buon senso.

Sconsiglio l'utilizzo di Outlook come programma di posta (soprattutto le versioni vecchie) che ad ogni risposta aggiungono "Re:" all'oggetto dell'email rendendo difficile seguire la discussione delle varie email riguardo ad un preciso oggetto.

Mantenete le risposte leggibili: quotate Il quoting è il termine inglese che noi traduciamo con "citare". Facendo del "quoting" ad un email, non facciamo nient'altro che rispondere omettendo tutte le parti inutili per risposta. Un buon quoting non solo mantiene la leggibilità delle email, ma aumenta la professionalità di chi risponde e aumenta le probabilità di ricevere una risposta rapida. Quotare non è un diritto, ma un dovere. Dovete assolutamente quotare ad ogni risposta.

Per comprendere al meglio il quoting, potete seguire questo piccolo corso accellerato in italiano: Quotar Bene.

Rispondete sempre alle email Mi è capitato varie volte di avere a che fare con persone a cui scrivo e non mi rispondono. Dopo averle sentite di persona o al telefono mi dicono di aver ricevuto la mail e mi ringraziano. Sicuramente non ci aspettavamo di dover telefonare per avere la risposta ad un email, ma perché non abbiamo ricevuto una risposta?

Scrivere una mail richiede del tempo e il tempo è molto prezioso. Rispettare il quoting omettendo le parti inutili agevolerà la lettura al destinatario e aumenterà le probabilità di risposta. Se siete di fronte ad un caso "ostinato" potete sempre aggiungere una dicitura al fondo dell'email per incentivare la risposta.

Utilizzate un linguaggio fluido e corretto Scrivete in italiano senza abusare della punteggiatura e ricordatevi che potete scrivere un intero libro per poi mandarlo ai vostri amici gratis, senza limiti di caratteri, quindi non usate i neologismi figli degli sms. Evitate come la peste l'uso delle abbreviazioni, ne va della vostra figura professionale. Separate i paragrafi usando una "ritorno a capo", ovvero lasciate una linea vuota. Sembra poco, ma migliora notevolmente la lettura. Ricordatevi di rispettare la Netiquette mentre scrivete!

Usate la firma con moderazione E' importante usare una firma al fondo dell'email, ma non esagerate con le informazioni. Il mio consiglio è di scrivere poche cose per al massimo 3-4 righe. Io uso giusto il nome e cognome e l'indirizzo del mio sito web, ma se volete mettere più informazioni, usate una pagina web apposta e segnalatelo nella firma.

Se vi sentite in dovere di inserire citazioni a leggi sulla privacy o altre interessanti informazioni burocratiche, non mettete 10 righe di firma, ma mettete un collegamento ad una pagina web apposta. I vantaggi sono moltemplici:

• Potete mettere informazioni in più lingue
• Evitate di rendere l'email troppo pesante
• Evitate di trovarvi nella situazione imbarazzante in cui la firma è più grande del corpo dell'email stessa

Ricordate inoltre che molti software permettono di impostare firme diverse da usare in situazioni diverse. Potete avere una firma quando scrivete in inglese, quando scrivete per affari o quando scrivete agli amici.

Evitate l'uso del CC: copia carbone Se dovete mandare la stessa email a più persone, usate il BCC (copia carbone nascosta) invece del CC (copia carbone). Usando la copia carbone, chi riceverà la vostra email, potrà leggere tutti gli indirizzi a cui avete mandato l'email. E' una pratica assolutamente da evitare perché porterà più svantaggi che vantaggi.

Se dovete mandare l'email a più persone, usate il BCC. Chi riceverà l'email non vedrà gli indirizzi delle altre persone, ma se volete fare le cose professionalmente, potete utilizzare un sistema di Newsletter se il vostro intento è commerciale o una semplice mailing list se il vostro intento è hobbystico.

Usate gli allegati, ma se sono troppo grossi usate alternative! Non sapete mai che tipo di connessione utilizza il destinatario della vostra email, quindi è importante usare allegati molto piccoli tenendo presente che gli allegati in una email tendono a "gonfiarsi", non usate allegati di più di 100-200kb, se dovete mandare allegati più corposi, potete usare delle alternative come mediafire, yousendit o pando

Utilizzate un programma di posta serio Usate un software per la gestione della vostra posta che sia degno di tale nome. Sconsiglio l'uso di Outlook a favore del migliore Mozilla Thunderbird che è gratuito e localizzato in lingua italiana. Io utilizzo gmail come casella di posta che è attualmente la migliore presente sul mercato soprattutto se consideriamo i vari servizi a corredo. All'inizio usavo gmail con un programma di posta, ma ora utilizzo gmail direttamente dal sito web evitando così problemi usando computer diversi.

Se avete una casella di libero.it, usatela per gli amici, ma non per il vostro lavoro. Usare una casella di posta come libero crea dei problemi molto spiacevoli se usate connessioni ad internet diverse e in paesi diversi. Libero vi costringe a collegarvi al loro sito web che è lento e pieno di pubblicità se non siete collegati ad internet tramite Infostrada. (A dire il vero la quasi totalità delle caselle di posta di servizi in Italia sono pessime, ma non è argomento di questo articolo)

Evitate di fare eco alle catene di "Sant'Antonio" Arrivano le notizie più incredibili via email. Alcune sono serie altre meno. Ma le richieste di donatori di sangue o allarmi di un nuovo virus super distruttivo hanno il potere di essere mandate a tutti gli amici nella rubrica. Frenate il vostro impulso. La quasi totalità di queste catene sono finte o vecchie e, prima di mandare l'email in giro per internet, prendetevi la briga di verificare la veridicità del messaggio. Il mio consiglio? Cancellate!

Vuoi saperne di più? Se vuoi configurare al meglio la tua posta elettronica, migliorarne e renderne l'utilizzo più rapido, contattami!

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